為了加強醫院公文管理，嚴格公文製發程序，實現醫院公文管理規範化，提高公文處理工作的效率和公文的質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》的要求，特作如下規定：

    一、根據公文的性質，確定發文形式

    (一)凡屬全院性的，需長期執行的製度、規定、辦法及上報文件，均以紅頭文件形式印發。

    (二)各職能科室的臨時性通知、通報，經分管院長同意並簽字後，以科室名義印發。

    二、常用公文種類

    (一)決議：用於會議討論通過的重大決策事項。

    (二)決定：用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

    (三)命令(令)：用於公布行政法規和規章，宣布施行重大強製性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

    (四)公報：用於公布重要決定或者重大事項。

    (五)公告：用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。

    (六)通告：用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(七)意見：用於對重要問題提出見解和處理辦法。

    (八)通知：用於發布、傳達要求下級機關執行和有關馬位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

    (九)通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神並告知重要情況。

    (十)報告：用於向上級機關匯報工作、反映情況、回套上級機關的詢問。

    (十一)請示：用於向上級機關請求指示和批準。

    (十二)批複：用於答複下級機關請示事項。

    (十三)議案：用於各級人民政府按照法定程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

    (十四)函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問署答複問題、請求批準和答複審批事項。

    (十五)紀要：用於記載會議主要情況和議定事項。

    三、公文格式

    (一)發文單位：應寫全稱或規範性簡稱。

    (二)發文字號：包括機關簡稱、年份、字號：

    1．黨委發文：嶽縣醫黨字( )號

    2．行政發文：嶽縣醫院字( )號

    3．工會發文：嶽縣醫工字( )號

    4．團委發文：嶽縣醫團字( )號

    (三)公文標題：標明發文機關、發文事項、公文種類。

    (四)主送機關：位於標題之下，正文之前，頂格書寫。

  (五)正文：公文的內容。

  (六)成文時間：以院領導簽發的日期為準，加蓋公章要“騎年蓋月”。

    (七)抄送、抄報機關位於文件下端，製發機關之上。抄報上級  機關的標明“抄報”；抄送平行機關、下級機關標明“抄送”。

    (八)製發機關、印發時間、份數。

四、文件編碼規則

1、醫院文件編碼規則:文件編碼由英文字母與數字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:文件歸類一文件分發-文件序號一版本號。例如XZGL -ZD-001-01, 代表:行政管理立件一製度-第  個文件-第一版。

2、科室文件編碼規則：文件編碼由英文字母與數字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:科室名稱-文件分類~文件序號版本號。例如XNK -GZSC-001-01,代表:心內科-工作手冊-第一冊-第一版。

3、所有經過審批通過的文件，由文件編寫部門按照文件編碼規則進行編碼登記。

 五、發文處理程序

    各部門製發公文，要嚴格按照公文製發程序進行。

    (一)擬稿：醫院行文由職能科室草擬，要求條理清楚、文  字精練、書寫工整、標點明確，結構層次數為“一”、“(一)”、“l”、“(1)”。文稿必須使用藍黑墨水或碳素墨水書寫或打印件。

    (二)核稿：由分管院領導負責對文稿進行審核和修正，以加強對發文的管理和控製，提高發文質量。

    (三)審核：公文送院領導簽發之前，應由辦公室審核。凡不符合要求的文稿，辦公室有權提出修改、補充意見，或退回擬稿科室。

    (四)簽發：凡醫院行政或黨委紅頭文件，必須由院長或黨委書記簽發或授權有關的副職領導批閱並簽字。文稿一經簽發即成定稿。

    (五)繕印與校對：繕印要按公文格式進行，分清主次緩急，先印急件。打印出清樣後交擬稿人或核稿人校對。

(六)發放與歸檔：公文打印完畢後，交有關科室發放，並認真做好登記。辦公室要及時收集文箋、原稿與正式文件，按規定時間移交檔案室存檔。

                                          2019年3月28日